درباره پروژه
مجموعههای اقامتی و گردشگری برای بهینه کردن رزرواسیون و عملکرد بخشهای مختلفشان به راهکارهای دیجیتال نیازمندند. یکی از پیشنیازهای توسعه راهکارهای دیجیتال فرایند کشف پروژه(Project Discovery) است. کشف پروژه به کسب و کارها کمک میکند تا بتوانند در مسیر تحول دیجیتال با شفافیت بیشتری قدم بردارند و بتوانند بهترین راه حل برای ورود به دنیای دیجیتال را داشته باشند. تیم بیراد برای یکی از این مجموعههای گردشگری در هلند به نام Brouwersdam فرایند کشف پروژه را طی 6 ماه تحقیق، طراحی و پیاده کرد.
درباره مشتری
Brouwersdam یک مجموعه هتل ساحلی با تفریحات آبی گوناگون است. افرادی که در این هتل اقامت دارند معمولا به صورت گروهی از مدارس، شرکتها یا به صورت خانوادگی برای انجام ورزشها و فعالیتهای آبی به این مکان سفر میکنند. این هتل گردشگری دارای بخشهای مختلف ورزشی روباز، سرپوشیده، فروشگاههای عرضه لوازم ورزشی آبی، رستوران و اتاق کنفرانس و انبارداری است. هر یک از بخشهای این مجموعه نیازمند رزرواسیون و برنامهریزی دقیقی است که دچار تداخل و بی نظمی نشوند. تیم ما به درخواست مشتری وارد فاز کشف پروژه 6 ماهه شد تا بتواند شکاف عملکردی بخشهای مختلف این مجموعه را شناسایی کرده و با راهکار دیجیتال به بهینه شدن این فرایندها کمک کند.
چالشها
مجموعه تفریحی Brouwersdam با داشتن بخشهای مختلف خدماتی و تفریحی به پلتفرمی نیاز داشت تا بتواند برای هر یک از آنها مدیریت ظرفیت، رزرو کردن منابع و مربیان را داشته باشد. کشف پروژه به شکافهای عملیاتی زیر رو به رو شد:
- مدیریت انبارداری تجهیزات ورزشی: فعالیتهای آبی این مجموعه آن قدرمتنوع بود که هر یک فرایند پیچیده خود را داشتند. این فرایند شامل رزرو کردن لوازم و تجهیزات ورزشی میشد. مدیریت تجهیزات باید به گونهای صورت میگرفت که بتوان تجهیزات رزرو شده را با بارکد آنها ثبت و اتوماتیک کرد.
- مدیریت رزرو کردن لباسهای ورزشی: هر ورزش آبی لباس مخصوص به خود و درجه بندی کیفی داشت. از طرفی افراد ممکن بود اشتراکهای مختلفی را در مجموعه ثبت کرده باشند از اشتراک طلایی تا VIP هر یک به فرایندی مختص به خود برای ثبت و اتوماسیون نیاز داشتند.
- مدیریت رویدادهای گروهی: رویدادهایی که از طرف شرکتها برگزار میشد نیازمند مدیریت دقیق منابع بود. از انبارداری منابع غذایی و لوازم پذیرایی گرفته تا رزرو کردن اتاقهای کنفرانس همگی به صورت دستی یا در فایل اکسل ذخیره میشد.
فاز کشف پروژه
تیم بیراد به طور تخصصی طی 6 ماه تحقیق و توسعه توانست برای هر بخش از از این مجموعه گردشگری کشف پروژه انجام دهد. تیم ما از تمام ابزارهای دیجیتالی که مجموعه در اختیارش قرار داد استفاده و هر API مرتبط را بررسی کرد. این مجموعه از 8 ابزار جدا برای مدیریت منابع و ظرفیت رزرواسیون بهره میبرد:
- Tilroy برای مدیریت فرشگاههای مجموعه، رزرو فعالیتها و پرداخت هزینههای اقامتی
- Booq Staff Planner به عنوان پیام رسان داخلی مجموعه، کنترل ورود و خروج افراد، مدیریت افراد شاغل در مجموعه و سایر فعالیتهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی
- Loket برای کارکنان بخش منابع انسانی و پرداخت حقوق کارکنان
- Tommy برای مدیریت فرایندهای رزرواسیون اتاقها
- Booq Restaurant Management مدیریت رزرواسیون رستورانها. با وجود این برنامه، آشپزخانه مجموعه به لیستی نیاز داشت تا بتواند پیش سفارشها و کارهای موردنیاز را در فایل اکسل داشته باشد.
- Guest Plan برای مدیریت تعداد میزهای رزرو یا لغو شده یا تعداد میزهای موجود برای مهمانان
- Eventbrite برای مدیریت رویدادهایی که در اتاقهای کنفرانس مجموعه شکل میگرفت.
- Mailchimp برای خدمات بازاریابی و ایمیل مارکتینگ برای فرستادن اطلاعات موارد رزرو شده و هزینههای پرداختی به مهمانان
تمامی موارد ذکر شده میبایست به یک ابزار یکپارچه و اختصاصی برای این مجموعه توسعه و طراحی میشد. این برنامه اختصاصی میتوانست همه ابزارهای موردنیاز این مجموعه را در یک قاب به مشتری ارائه دهد. کشف پروژه بیراد لیستی کامل از تمام روندهای طراحی و توسعه محصول از ابزاهای برنامه نویسی و طراحی تا متودولوژی، کنترل کیفی و جلسات هفتگی پیشرفت محصول را به مشتری ارائه کرد.